Polityka Prywatności – Czyli Zasady Przetwarzania Danych Osobowych przy korzystaniu ze strony Internetowej https://incomingpoland.gda.pl/

1.    Pomorska Organizacja Turystyczna (PROT) z siedzibą w Gdańsku ul. Wały Jagiellońskie 2A jest Administratorem Twoich danych osobowych. PROT jest częścią Polskiej Organizacji Turystycznej  https://www.pot.gov.pl/ i naszym zadaniem jest promowanie i rozwoju turystyki regionu. Działania prowadzimy zarówno w kraju jak i za granicą.

2.    Kontakt w związku z wydarzeniem  Incoming Poland Gdańsk&Pomorskie Region  poprzez FORMULARZ KONTAKTOWY

3.    Twoje dane osobowe są pozyskane od Ciebie podczas wypełnienia formularza rejestracji na wydarzenie Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu zapewnienia funkcjonalności serwisu w ramach wyrażonych zgód, które odrębnie wyrażasz w celu:

– formularz kontaktowy – Twoje dane będą wykorzystane w celu realizacji spływających do nas zapytań i udzielanych odpowiedzi

– rejestracji i uczestnictwa w evencie –  Twoje dane będą wykorzystane dla potrzeb realizacji płatności, dostawę i dopasowanie usług, wystawienie dokumentów sprzedaży, umożliwienie Tobie skorzystanie z praw wskazanych w regulaminie serwisu

– newsletter lub naszych celów marketingowych – poprzez otrzymywania od nas komunikatów marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną by promować nasze usługi, ofert handlowych. Oferty będą dopasowane do Twoich zainteresować dlatego dokonujemy czynności profilowania, które jednak w żadnym przypadku nie będzie miało wpływu na Twoje prawa lub wolności, ani nie będzie w inny podobny sposób na Ciebie wpływać.

4.    Przetwarzamy Twoje dane w następującym zakresie:

·         imię i nazwisko

·         nazwa firmy

·         adres siedziby

·         adres korespondencyjny

·         numer NIP

·         adres e-mail

·         numer telefonu

·         historia transakcji (za jaką usługę i kiedy zapłaciłeś, sposoby dokonywania płatności)

·         Twój bank i numer rachunku bankowego, z którego dokonywałeś płatności

·         informacje o sposobie korzystania przez Ciebie z naszego serwisu (jeżeli wyrazisz zgodę na pliki cookies*)

·         numer IP, z którego komunikujesz się z naszym serwisem

·         informacje o urządzeniu, z którego korzystasz odwiedzając naszą stronę, w tym o jego ustawieniu (np. przeglądarka, rozdzielczość ekranu)

·         historia Twojej komunikacji z nami

·         dane pochodzące z publicznie dostępnych źródeł

·         informacje o źródłach pozyskania Twoich danych

·         twoje reklamacje

·         dodatkowe informacje o sobie, które mogłeś zawrzeć w korespondencji e-mail lub które mogłeś podać w trakcie rozmowy telefonicznej z naszym przedstawicielem

·         udzielone przez Ciebie zgody.

5.       Korzystamy z plików cookies czyli plików tekstowych powszechnie stosowanych w sieci Internet, przechowywanych na Twoim urządzeniu. Możesz samodzielnie kontrolować sposób obsługi plików cookies za pomocą ustawień przeglądarki (możliwość ustawienia akceptacji lub blokady plików cookies). Zablokowanie plików cookies może wpłynąć na brak możliwości zarejestrowania się/zalogowania się na swoje konto w serwisie lub/i brak możliwości dokonania płatności. Wykorzystujemy te pliki (cookies) w celu:

– prezentacji treści – zabezpieczenie przez wyświetlaniem użytkownikowi ponownie tych samych treści,

– Obsługi  logowania – weryfikacji połączenia między użytkownikiem a naszym serwerem. Strona nie przechowuje w plikach cookies informacji identyfikujących poszczególnych użytkowników a jedynie dane dotyczące połączenia,

– obsługi formularzy – zabezpieczenie serwisu przed działaniem robotów (programów komputerowych służących do automatycznego badania zawartości serwisu www),

– przedstawianie sprofilowanych ofert,

– statystycznych – budowania anonimowych statystyk odwiedzin naszego serwisu.

6.       Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych to

– rejestracja na wydarzenie   – przetwarzamy dane w celu realizacji umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną;

– Jeśli wyraziłeś odrębną zgodę Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać w celu realizacji komunikacji marketingowej drogą elektroniczną lub telefoniczną;

– Twoje dane osobowe podane przez Ciebie w naszym serwisie przetwarzamy w celu wywiązania się z umowy sprzedaży,

– dane dotyczące korzystania przez Ciebie ze strony serwisu, które uzyskujemy za pośrednictwem tzw. plików cookies przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, wyrażonej zgodnie z art. 173 Prawa telekomunikacyjnego;

– nasze zapytania o Twoją opinię dotyczącą danej usługi – Twoje dane w tym zakresie będziemy przetwarzać z powołaniem na tzw. uzasadniony interes administratora, jaki mamy w tym, aby nieustannie polepszać nasze usługi oraz ofertę produktową;

– jeżeli kontaktujesz się z nami, żeby zadać pytanie o tym jak prowadzimy serwis, w jaki sposób zrealizować określone czynności, zbieramy Twoje pytania i związanie z nim dane i udzielamy odpowiedzi z powołaniem na uzasadniony interes, jaki mamy w tym, aby udzielać naszym klientom i użytkownikom pełnych informacji i zapewniać im pozytywnych doświadczeń z naszym serwisem;

– wszystkie Twoje dane, które posiadamy jako administrator danych przetwarzamy również w celach marketingowych z powołaniem na tzw. uzasadniony interes administratora danych osobowych. Cele marketingowe obejmują w szczególności przedstawianie Tobie ofert i promocji, które wierzymy, że mogą Cię zainteresować, jak również innych informacji promujących nasz i naszych partnerów

7.       Okres przez jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe jest zależny od celu przetwarzania.

  rejestracja w naszym serwisie– przez okres jaki jesteś zarejestrowany– do czasu wypisania się z serwisu; po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań, do czego jesteśmy zobligowani przepisami o ochronie danych osobowych oraz przez okres przedawnienia Twoich roszczeń, jednak nie dłużej niż 10 lat;

– zgoda na otrzymywanie komunikatów marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną – do czasu wycofania przez Ciebie tej zgody; po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań, do czego jesteśmy zobligowani przepisami o ochronie danych osobowych oraz przez okres przedawnienia Twoich roszczeń, jednak nie dłużej niż 10 lat;

– realizacja sprzedaży – przez okres realizacji umowy; po tym okresie Twoje dane będziemy przetwarzać w celach związanych z rozliczalnością naszych działań, do czego jesteśmy zobligowani przepisami o ochronie danych osobowych oraz przez okres przedawnienia Twoich roszczeń, jednak nie dłużej niż 5 lat;

– udzielanie odpowiedzi – przez czas niezbędne dla udzielenia niezbędnych wyjaśnień i odpowiedzi;

– pozyskane dane o sposobie korzystania przez Ciebie z naszych serwisów (za pośrednictwem plików cookies) oraz dane przetwarzane w naszej bazie marketingowej – przez cały okres kiedy jesteś naszym klientem oraz później przez okres 5 lat licząc od czasu kiedy przestałeś być naszym klientem (zaprzestałeś korzystać ze świadczonych przez nas usług).

8.       Twoje dane przekazujemy tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do zrealizowania usług, które zamawiasz. Nie sprzedajemy Twoich danych, nie udostępniamy komercyjnie Twoich danych podmiotom trzecim. Twoje dane osobowe możemy powierzyć naszym partnerom biznesowym:

– firmom przewozowym – w celu dokonania rezerwacji biletów i środków transportu.

– firmom świadczącym dla nas usługi dostawy i utrzymania oprogramowania – dzięki któremu możemy prowadzić nasz serwis, wysyłać komunikaty marketingowe drogą elektroniczną lub telefoniczną

– partnerom biorącym udział w wydarzeniu Incoming Poland Gdańsk&Pomorskie Region

– obiektom noclegowym

Dla każdego z tych celów przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne dla jego osiągnięcia.

9.       Przetwarzamy Twoje dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych by zapewnić im zasady:

– Adekwatność – Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu przetwarzania; dla każdego procesu przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły.

– transparentność – dzięki temu dokumentowi staramy się zapewnić Tobie pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi.

– prawidłowość – chcielibyśmy aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i zgodne z prawdą dlatego możesz je aktualizować i poprawiać

– integralność i poufność – Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające  obejmujące środki fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również stosowne środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych.

– rozliczalność – udzielimy Ci pełnej i rzetelnej informacji dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych a które tu opisujemy

11. Zbieramy Twoje zgody na :

 komunikowanie się z Tobą drogą elektroniczną lub telefoniczną w celach udzielenia odpowiedzi, uczestnictwa naszych eventach,  marketingowych – obejmuje informowanie o naszych usługach

– zgody na udostępnienie Twoich danych naszym partnerom, jeżeli wyrazisz zainteresowanie ich ofertą albo wzajemną współpracą.

Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Niezbędne jest na etapie korzystania z naszych eventów.

Jeżeli wyraziłeś zgodę, masz prawo wycofać ją w dowolnej chwili .

Pamiętaj, że od chwili wycofania przez Ciebie zgody może minąć określony czas, zanim zgłoszenie zostanie przyjęte do systemu, a wszystkie bazy danych się zsynchronizują. Podejmiemy starania, aby te działania odbyły się bez zbędnej zwłoki, ale w żadnym przypadku nie może to trwać dłużej niż jeden miesiąc.

Pamiętaj, że cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

10.   Masz prawo do:

– Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych – możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.).

– Prawo do poprawiania danych –  masz prawo poprosić nas o poprawienie, aktualizację swoich danych, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych.

– Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – Jeżeli mimo zastosowania reguły uznasz, że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo, lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy, przychylimy się do Twojego żądania.

– Prawo do żądania usunięcia danych – zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. dokumenty transakcji dla potrzeb podatkowych, zobowiązanie z tytułu rękojmi, obowiązek zapewnienia rozliczalności naszych działań). W każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam, gdzie nie jest to możliwe zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla bardzo ograniczonego kręgu osób w naszej organizacji.

– prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ) – jeśli w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych. W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.

BALTIC SEA TOURISM CENTER – SUSTAINABLE DEVELOPMENT STRUCTURES FOR ACTIVE TOURISM  

Projekt współfinansowany jest ze środków Programu Interreg V-A Poland – Denmark – Germany – Lithuania – Sweden (South Baltic) 2014-2020.

Pomorska Regionalna Organizacja Turystyczna 2018